Hvordan utarbeide og tilpasse varslingsrutinene til virksomheten?

Alle arbeidsplasser med minst fem ansat te skal ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner hvis forholdene krever det.
30/10/2023

I Norge har vi siden 2007 hatt egne bestemmelser for varsling i arbeidsmiljøloven. Den ansatte har siden dette hatt rett til å varsle om kritikkverdige forhold – med et vern mot represalier. Siste regelendring kom i fjor, og ga arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av varsel samt et styrket vern av arbeidstakere som velger å varsle.

 

Hvorfor er varslingsrutiner viktig?

Mangel på gode varslingsrutiner for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, kan potensielt gjøre stor skade for virksomhetens økonomi, arbeidsmiljø og omdømme. Det er ofte de varslingssakene som mangler gode rutiner som får størst oppmerksomhet i media. Derfor er det viktig at du som leder tar kritikkverdige forhold på største alvor, og er bidragsyter for at gode rutiner kommer på plass.

Når arbeidsgiver gjennom varslingsrutinene oppfordrer arbeidstaker til å varsle, så får arbeidstaker signal om at hvis vedkommende oppdager kritikkverdige forhold i virksomheten, er det i arbeidsgivers interesse å motta et varsel om det. Varslingsrutinen skal også gi arbeidstakeren rettledning i hvordan varsel skal fremsettes.

Varslingsrutiner er et viktig grunnlag for ytringskulturen på arbeidsplassen og skal være kjent for alle arbeidstakere. Varslingsrutiner som er kjent i virksomheten, bidrar til at ansatte opplever større aksept for å varsle og til at arbeidsgiver håndterer varsling på en bedre måte.

 

Hvordan utforme varslingsrutinene?

Rutinene skal beskrive hvordan en arbeidstaker kan varsle. Framgangsmåten må ikke begrense arbeidstakerens rett til å varsle, for eksempel ved å beskrive at arbeidstaker må varsle internt før han eller hun varsler eksternt.

Rutinene skal utarbeides i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte (for eksempel verneombud og fagforeningstillitsvalgte), være skriftlig og minimum inneholde:

  • En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
  • En framgangsmåte for varsling
  • En framgangsmåte for hvordan arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp varsling

Les mer om: Sjekkliste for varslingsrutiner

 

Hvordan tilpasse varslingsrutinene til virksomheten?

Gode varslingsrutiner er et resultat av skreddersøm. De må tilpasses situasjonen og behovet i hver enkelt virksomhet. Varslingsrutiner skal også sees i sammenheng med virksomhetens risikostyring og systematiske HMS-arbeid.

 

God ytringskultur er mer enn rutiner

I en Fafo-undersøkelse fra 2016 svarte 38 prosent at de ikke kjente til bestemmelsene før de fikk dem presentert i spørreundersøkelsen. Kun 13 prosent svarte at de var godt kjent med dem, mens resten (49 prosent) kjente bestemmelsene delvis. Også to av ti ledere var ukjent med bestemmelsene. En lett tilgjengelig varslingsrutine i virksomheten kan bidra til at flere arbeidstakere får mer kunnskap om varslingsreglene. Samme undersøkelse viser at både varslingseffektiviteten og sjansen for positive reaksjoner øker dersom virksomheten har varslingsrutiner.

God kultur for varsling er altså mer enn rutiner. Ytringskultur handler om reell praksis, ledelse og øvelse. Derfor er det viktig at arbeidsgiver setter fokus på varsling og sørger for at alle ansatte er godt kjent med varslingsrutinene, samt at de som skal håndtere varsling har fått opplæring og øvelse i håndtering. Det kan også være lurt å gjennomføre årlige varslingsøvelser og legge til rette for samtaler om hva arbeidsplassen anser som kritikkverdige forhold.

 

Varslingsrutinene må være lett tilgjengelig

Varslingsrutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten. Dette kravet kan eksempelvis oppfylles ved å henge opp virksomhetens varslingsrutiner på egnede steder i virksomheten eller gjennom tilgjengeliggjøring på intranett.

Les også denne artikkelen om varslingsrutiner.

RELATERTE ARTIKLER

Dette bør du vite om myndighetenes krav til føring av personalliste.

Varslingsrutiner – nytt moteord, eller er dette viktig for din bedrift?

Ønsker du et konkurransefortrinn? Løft regnskapet ditt opp i skyen!

Hvilke fordeler kan du oppnå ved å flytte regnskapet over i skyen?

Stema Rådgivning moderniserte økonomiavdelingen med hjelp fra Tandem

Datasikkerhet i din bedrift

Skatt for nyetablerte selskap

Regnskapsføring: Hva kan man gjøre selv– og hva trenger man hjelp til?

Hva karakteriserer et godt prosjekt?

Eiendomsselskapet Loe Utvikling fortsetter 17 års samarbeid med Tandem

Denne kompetansen får du fra Tandem

Slik fungerer et samarbeid med Tandem

Dette må du vite om regnskapsplikt

Hvilke type prosjekt jobber vi med?

Hvordan gjennomfører vi et prosjekt?

Tandem ble miljøsertifisert i 2021. Hvorfor er dette viktig for oss?

Hva kjennetegner en god regnskapsfører ?

5 grunner til hvorfor du må ha et budsjett!

5 tips til bedre kontroll over likviditeten til bedriften

Sjekkliste for varslingsrutiner

«Tandem holder tårnet vårt oppe i Norge»

Kjell er flink med tall

Slik utarbeider du neste års budsjett!

Utenlandske arbeidstakere. Dette må du vite om D-nummer og ID-kontroll

6 ting du må vite om dere har utenlandske arbeidstagere!

Poweoffice GO – derfor må du ha fremtidens regnskapssystem

Best i test regnskapsystem

Hvorfor er det viktig å få et ryddig budsjett fra begynnelsen for nyetablerte bedrifter?

Etablering av nytt selskap – en god forretningsplan er det viktigste kriteriet for å lykkes

Hvilke økonomiske grep bør du gjøre ved årsskiftet?

Skatt og avgift – nyttig å vite for deg som er ansvarlig for bedriftens økonomi

Reduser kostnader ved å drive bærekraftig

Sirkulær økonomi – ikke lenger bare et markedsføringsbegrep?

5 råd for å sikre din bedrift mot dataangrep

Meanswear gjør bedre butikk med nye systemer og smarte integrasjoner

Servicenivå til terningkast 6

Dataanalytikerne som tok sin egen medisin

Med Tandem som springbrett mot skyene

Nyttig å vite om moms for nyetablerte bedrifter

Skattlegging av utenlandsk arbeidskraft – dette må du vite!

Mange feller å gå i knyttet til utenlandsk registrert bil i Norge. Hva er reglene?

Regnskap i skyen på to uker!

vignette

Hvilket regnskapsystem passer min bedrift?

– Helt uvurderlig for oss å ha tilgang til en serviceinnstilt og konstruktiv regnskapsfører