I Norge har vi siden 2007 hatt egne bestemmelser for varsling i arbeidsmiljøloven. Den ansatte har siden dette hatt rett til å varsle om kritikkverdige forhold – med et vern mot represalier. Siste regelendring kom i fjor, og ga arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av varsel samt et styrket vern av arbeidstakere som velger å varsle.
Hvorfor er varslingsrutiner viktig?
Mangel på gode varslingsrutiner for kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, kan potensielt gjøre stor skade for virksomhetens økonomi, arbeidsmiljø og omdømme. Det er ofte de varslingssakene som mangler gode rutiner som får størst oppmerksomhet i media. Derfor er det viktig at du som leder tar kritikkverdige forhold på største alvor, og er bidragsyter for at gode rutiner kommer på plass.
Når arbeidsgiver gjennom varslingsrutinene oppfordrer arbeidstaker til å varsle, så får arbeidstaker signal om at hvis vedkommende oppdager kritikkverdige forhold i virksomheten, er det i arbeidsgivers interesse å motta et varsel om det. Varslingsrutinen skal også gi arbeidstakeren rettledning i hvordan varsel skal fremsettes.
Varslingsrutiner er et viktig grunnlag for ytringskulturen på arbeidsplassen og skal være kjent for alle arbeidstakere. Varslingsrutiner som er kjent i virksomheten, bidrar til at ansatte opplever større aksept for å varsle og til at arbeidsgiver håndterer varsling på en bedre måte.
Hvordan utforme varslingsrutinene?
Rutinene skal beskrive hvordan en arbeidstaker kan varsle. Framgangsmåten må ikke begrense arbeidstakerens rett til å varsle, for eksempel ved å beskrive at arbeidstaker må varsle internt før han eller hun varsler eksternt.
Rutinene skal utarbeides i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte (for eksempel verneombud og fagforeningstillitsvalgte), være skriftlig og minimum inneholde:
- En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
- En framgangsmåte for varsling
- En framgangsmåte for hvordan arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp varsling
Les mer om: Sjekkliste for varslingsrutiner
Hvordan tilpasse varslingsrutinene til virksomheten?
Gode varslingsrutiner er et resultat av skreddersøm. De må tilpasses situasjonen og behovet i hver enkelt virksomhet. Varslingsrutiner skal også sees i sammenheng med virksomhetens risikostyring og systematiske HMS-arbeid.
God ytringskultur er mer enn rutiner
I en Fafo-undersøkelse fra 2016 svarte 38 prosent at de ikke kjente til bestemmelsene før de fikk dem presentert i spørreundersøkelsen. Kun 13 prosent svarte at de var godt kjent med dem, mens resten (49 prosent) kjente bestemmelsene delvis. Også to av ti ledere var ukjent med bestemmelsene. En lett tilgjengelig varslingsrutine i virksomheten kan bidra til at flere arbeidstakere får mer kunnskap om varslingsreglene. Samme undersøkelse viser at både varslingseffektiviteten og sjansen for positive reaksjoner øker dersom virksomheten har varslingsrutiner.
God kultur for varsling er altså mer enn rutiner. Ytringskultur handler om reell praksis, ledelse og øvelse. Derfor er det viktig at arbeidsgiver setter fokus på varsling og sørger for at alle ansatte er godt kjent med varslingsrutinene, samt at de som skal håndtere varsling har fått opplæring og øvelse i håndtering. Det kan også være lurt å gjennomføre årlige varslingsøvelser og legge til rette for samtaler om hva arbeidsplassen anser som kritikkverdige forhold.
Varslingsrutinene må være lett tilgjengelig
Varslingsrutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten. Dette kravet kan eksempelvis oppfylles ved å henge opp virksomhetens varslingsrutiner på egnede steder i virksomheten eller gjennom tilgjengeliggjøring på intranett.
Les også denne artikkelen om varslingsrutiner.
