Regnskap i skyen på to uker!

På ett år har Akershus Miljø vokst over 300 prosent uten smerter. Dette hadde ikke vært mulig uten Tandem og et skybasert regnskapssystem i ryggen.
19/09/2023

I utkanten av Drøbak ligger en grå låve blant gress og grønne enger. Det er her Akershus Miljø AS holder til. Virksomheten så dagens lys i 2014, da daglig leder Ole-Martin Kaxrud startet opp med bare to mann og service døgnet rundt. Siden den gang har Akershus Miljø hjulpet både bedrifter og privatpersoner i Akershus og nærliggende områder med alt fra tette rør til slamsuging og tømming av septiktanker. Fra 2014 har bedriften vokst fra null til over 14 millioner kroner i omsetning, og i 2017 var veksten særlig stor. Med en rekke oppdrag og mange nyansettelser vokste også mengden av alt fra timelister til fakturaer som skulle håndteres.

 

Rask vekst og nye behov for driftssystemer

På låven i Drøbak håndterer AnnaLena Laakso administrasjon, fakturering og deler av regnskapet for Akershus Miljø. Da hun startet i januar 2017, så hun umiddelbart en del utfordringer som måtte løses. Hennes første oppgave ble å rydde opp i gamle og tidkrevende manuelle regnskapsmetoder og endre samarbeidet med regnskapsføreren. Løsningen ble et bytte av regnskapsbyrå og overgang til et skybasert regnskapssystem.

-Vi så behovet for å ha alt samlet i skyen. Tidligere benyttet vi et webbasert fakturasystem, hvor vi sendte fakturaene til en regnskapsfører. Utfordringen med dette var først og fremst manglende synkronisering. For eksempel kunne man ikke gå tilbake til fakturaene og gjøre endringer eller lete opp historikk. Med opptil hundre fakturaer om dagen ble en slik arbeidsmetode en tidstyv; ineffektiv og unødvendig komplisert, forteller AnnaLena.

 

Fra steinalderen til skyen på to uker

Akershus Miljø fikk først et tilbud om en overavansert programvare som selgeren mente ville passe deres type virksomhet. Da dette systemet ikke møtte de faktiske behovene, ble AnnaLena anbefalt å kontakte Tandem. Ved å gjennomføre en enkel behovsanalyse kom de frem til en løsning som dekket alt det Akershus Miljø hadde behov for. Regnskapssystemet Tripletex tilrettela for en helt ny og kostnadsbesparende arbeidsform.

-Vi landet på Tripletex da vi ønsket å automatisere, digitalisere og forbedre prosessene våre. Med Tripletex fikk vi alt vi trengte, direkte i regnskapssystemet.

Beslutningen om å bytte til Tandem og Tripletex ble tatt i februar 2017, og i starten av mars var de i gang. Med Tandems bistand var selve konverteringen enkel og rett frem.

-På bare to uker gikk vi fra å sende fakturaer i vårt gamle webprogram til å gjøre det via den skybaserte løsningen, forklarer AnnaLena.

 

Frigjort tid til å tjene mer penger

– Nå gjør vi alt i samme system, hvor det er enkelt å finne frem og sømløst å utføre de ulike oppgavene som timelister, overtid, lønn og fakturaer. Ikke minst går det raskt, noe jeg mener bør være en selvfølge at det gjør, forteller AnnaLena.

Mens hun arbeider daglig med det operative og administrative, fungerer Tandem hovedsakelig som en controller og rådgiver.

– Med tydelig definerte ansvarsområder, samhandler vi svært godt med Tandem. Ved å jobbe i samme system, unngår vi dessuten mellomledd og manuelle delprosesser. Dette gir effektivitet som er positivt for vår lønnsomhet. Uten et skybasert system hadde jeg jobbet ene og alene med fakturering på heltid, sier AnnaLena.

Videre forteller hun at de tidligere gjorde faktureringen på kveldstid, men med alt samlet i ett system, gjøres faktureringen nå med en gang etter at arbeidet er utført.

-På tross av tredoblet ordremengde bruker vi likevel ikke lengre tid enn før; omtrent ti timer i uken går til fakturering. Daglig leder har på sin side fått frigjort viktig tid til flere oppdrag. Slik får han fokusere på vår kjernevirksomhet og bedriftens inntektsgivende arbeid, sier AnnaLena.

 

Alltid tilgang til oppdaterte tall

Med mobiltelefonen eller iPaden har vi direkte tilgang til systemet og kan enkelt sjekke opp i saker eller gjøre endringer, enten på farten eller i sofaen hjemme. AnnaLena sier at hun gjerne titter innom Tripletex også utenom arbeidstiden, fordi hun synes det er morsomt og spennende å følge med.

– Jeg trigges av når som helst å kunne se og følge med på hva som rører seg i bedriften, forteller hun.

 

Forutsetninger for suksess

Akershus Miljø gleder seg over bedriftens positive utvikling, som de mener at ikke hadde vært den samme uten bytte av regnskapsbyrå og konverteringen til det skybaserte systemet.

-Å vokse 300 prosent uten voksesmerter er nokså fantastisk. Vi har heller ikke betalt mer til Tandem enn hva vi gjorde til vår forrige regnskapsfører. Tripletex har definitivt taklet veksten godt. Jeg vil absolutt anbefale en skybasert løsning, konkluderer AnnaLena.

På spørsmål om råd til bedrifter som ønsker å ta i bruk et skybasert system, har hun et par tips på lur.

-Om man er bekymret for at de med begrenset kompetanse innen IT og tall skal pille for mye, må man huske at ikke alle medarbeidere trenger full tilgang til hele systemet. Mitt beste råd er likevel å sørge for kjemi mellom kontaktpersoner i regnskapsbyrået og hos kunden. I tillegg til å bli kjent med felles system, kan det å bli kjent med hverandre være en like viktig forutsetning for å lykkes, avslutter AnnaLena.

RELATERTE ARTIKLER
Hvor mye koster regnskapsfører

Hvor mye koster regnskapsfører?

Fastpris regnskapsfører

5 tips til deg som vurderer fastpris regnskapsfører

Opprydding regnskap

Opprydding Regnskap: Hjelp med å rydde opp i regnskap

Dette bør du vite om myndighetenes krav til føring av personalliste.

Varslingsrutiner – nytt moteord, eller er dette viktig for din bedrift?

Ønsker du et konkurransefortrinn? Løft regnskapet ditt opp i skyen!

Hvilke fordeler kan du oppnå ved å flytte regnskapet over i skyen?

Stema Rådgivning moderniserte økonomiavdelingen med hjelp fra Tandem

Datasikkerhet i din bedrift

Skatt for nyetablerte selskap

Regnskapsføring: Hva kan man gjøre selv– og hva trenger man hjelp til?

Hva karakteriserer et godt prosjekt?

Eiendomsselskapet Loe Utvikling fortsetter 17 års samarbeid med Tandem

Denne kompetansen får du fra Tandem

Slik fungerer et samarbeid med Tandem

Dette må du vite om regnskapsplikt

Hvilke type prosjekt jobber vi med?

Hvordan gjennomfører vi et prosjekt?

Tandem ble miljøsertifisert i 2021. Hvorfor er dette viktig for oss?

Hva kjennetegner en god regnskapsfører ?

5 grunner til hvorfor du må ha et budsjett!

5 tips til bedre kontroll over likviditeten til bedriften

Sjekkliste for varslingsrutiner

«Tandem holder tårnet vårt oppe i Norge»

Kjell er flink med tall

Slik utarbeider du neste års budsjett!

Utenlandske arbeidstakere. Dette må du vite om D-nummer og ID-kontroll

6 ting du må vite om dere har utenlandske arbeidstagere!

Poweoffice GO – derfor må du ha fremtidens regnskapssystem

Best i test regnskapsystem

Hvorfor er det viktig å få et ryddig budsjett fra begynnelsen for nyetablerte bedrifter?

Etablering av nytt selskap – en god forretningsplan er det viktigste kriteriet for å lykkes

Hvilke økonomiske grep bør du gjøre ved årsskiftet?

Skatt og avgift – nyttig å vite for deg som er ansvarlig for bedriftens økonomi

Reduser kostnader ved å drive bærekraftig

Sirkulær økonomi – ikke lenger bare et markedsføringsbegrep?

Hvordan utarbeide og tilpasse varslingsrutinene til virksomheten?

5 råd for å sikre din bedrift mot dataangrep

Meanswear gjør bedre butikk med nye systemer og smarte integrasjoner

Servicenivå til terningkast 6

Dataanalytikerne som tok sin egen medisin

Med Tandem som springbrett mot skyene

Nyttig å vite om moms for nyetablerte bedrifter

Skattlegging av utenlandsk arbeidskraft – dette må du vite!

Mange feller å gå i knyttet til utenlandsk registrert bil i Norge. Hva er reglene?

vignette

Hvilket regnskapsystem passer min bedrift?

– Helt uvurderlig for oss å ha tilgang til en serviceinnstilt og konstruktiv regnskapsfører