Stema Rådgivning moderniserte økonomiavdelingen med hjelp fra Tandem

Når 100 ansatte skal jobbe på en ny måte er det alltid en fare for at noen blir negativt innstilt og lengter tilbake til det de hadde før. Og når endringen skjer midt i en pandemi gjør det ikke saken enklere. Men da Stema byttet til Tripletex som økonomisystem opplevde alle det som en umiddelbar forbedring.
30/10/2023

Dette forteller Eivind Thoresen Skarpaas, daglig leder i Stema Rådgivning. Fra kontorer i Oslo og Bergen driver de bygge- og prosjektledelse av kjempeprosjekter som Media City Bergen, Nasjonalmuseet, Økern portal og nye Tøyenbadet.

 

Han forteller at selskapet nylig hadde sin første fysiske samling på lenge, hvor noen spontant reiste seg for å si at det var det beste systemet han hadde vært borti.

 

– Det er veldig morsomt med sånne tilbakemeldinger når man tar en beslutning som man frykter skal bli krevende. Da er det mye hjelp i at løsningen er så brukervennlig og enkel for alle å forstå, mener Skarpaas.

 

– Når fakturering i tillegg går raskere enn noen gang, og utbetaling av lønn går smertefritt så har Tripletex vist seg som et ideelt verktøy for en bedrift som vår, legger han til.

 

Full steam gjennom pandemien

 

Skarpaas har blitt en rutinert albuehilser. Han kan fortelle at de akkurat rakk ett fysisk møte med det som senere skulle bli selskapets nye regnskapsfører før alt ble stengt ned og nye rutiner og arbeidsformer – og hilsemåter – tvang seg frem.

 

– 11. mars presenterte vi oss og forslaget vårt for Stema, forteller Nils Bernhard Nilssen, administrerende direktør i Tandem, Stemas nye regnskapsbyrå.

 

– Dagen etter så ting plutselig veldig annerledes ut. Mange valgte – eller ble nødt til – å slå på bremsene. Men Eivind og Stema valgte å kjøre på. Med første møte i mars, signering i midten av april, og oppstart 1. juni hadde vi i praksis en måneds tid på å få satt opp løsningen, når påske og maidager tas med i beregningen. Det var en veldig effektiv prosess.

 

– Ja, det var det. For oss var det riktig tidspunkt å gjøre et sånt bytte på, og vi så ingen grunn til å la være å gjennomføre prosjektet. Vi har utnyttet tiden og mulighetene vi har fått, også på andre områder. For eksempel har vi intensivert det interne kursprogrammet vårt, med dobbelt så høy aktivitet som tidligere. Ved å gå over til digitale kurs kan de ansatte delta enten de er hjemme eller ute på prosjekt, og det har vært en kjempesuksess for oss. Vi velger å tenke at koronasituasjonen byr på nye muligheter til å være offensive og til å utvikle oss, sier Skarpaas.

 

 

FANT TONEN: Daglig leder i Stema Rådgivning, Eivind Thoresen Skarpaas, tar gjerne plass bak pianoet. Her sammen med Nils Bernhard Nilssen, administrerende direktør i Tandem AS.

 

Heldigital oppgradering

 

Før møtet i mars hadde Stema i lengre tid kjent på et behov for å oppdatere rutinene og systemene knyttet til lønn, timeføring, fakturahåndtering og regnskap.

 

– Vi ønsket å finne en aktør som kunne hjelpe oss med alt innen økonomi, og et økonomisystem som var komplett og som kunne brukes til det meste. Nå var timingen riktig for oss, på tross av alt som foregikk rundt oss. Vi hadde mulighet til å oppgradere hele økonomifunksjonen i en og samme prosess. Ny regnskapsfører, nytt økonomisystem og ny intern organisering skulle på plass samtidig, i stedet for mange etapper og lange prosesser.

 

– Det er mange endringer på kort tid. Og alt mens alle sitter på hver sin tue og det er mye usikkerhet. Det var ikke selvsagt at det skulle gå så bra som det gjorde, påpeker Nilssen.

 

Han forteller at den heldigitale prosjektgjennomføringen har vært en nyttig erfaring for byrået. Sammen, og hver for seg, sørget prosjektdeltakerne for at implementeringen ble gjennomført både raskt og kostnadseffektivt, uten å gå på bekostning av kvaliteten.

 

– Alt gikk på skinner. Vi satt hver for oss og møttes kun digitalt. Likevel var vi over på nytt system den 1. juni, som planlagt. Å gjøre det så fort, fra første møte via en beslutning til nytt system er på lufta er egentlig et eventyr. Min tidligere erfaring med ERP-systemer er at det gjerne kan jobbes med i årevis og brukes millioner av kroner. I tillegg ender det ofte med stor misnøye med endringen som skjer. Det har ikke vært tilfelle hos oss, forteller Skarpaas fornøyd.

 

LES OGSÅ: Dette må du tenke på når du skal velge økonomisystem

 

Riktig årtusen

 

– Nå har livet blitt mye enklere for oss. For eksempel er vi vant til å selv følge med på statens regulativ og satser, og oppdatere systemet manuelt. Nå går alt sånt av seg selv i Tripletex. Det er en ting mindre å følge med på for oss, og mindre sjanse for feil. Og hvis vi trenger noen opplysninger kan vi bare gå inn og hente det vi trenger på sekunder. Det er intuitivt og lett å finne fram i. Tidligere har det alltid vært lange omveier, misforståelser, mye frem og tilbake og bortkastet tid, forteller Stema-sjefen.

 

– Det er de mange små tingene som letter hverdagen veldig. Appen for eksempel, som gjør det veldig enkelt å ta hånd om timer og utlegg. Jeg var nylig på et evalueringsmøte hos Tandem, og kjøpte parkeringsbillett. Da brukte jeg bildefunksjonen i appen som automatisk tolker dato og beløp, og måtte bare fylle inn noen siste detaljer. Da var det unnagjort i løpet av noen ledige øyeblikk før møtet. Akkurat da følte jeg at vi har kommet til riktig årtusen, sammenlignet med de steinalderprogrammene vi brukte før, avslutter en lattermild Eivind Thoresen Skarpaas.

RELATERTE ARTIKLER
Hvor mye koster regnskapsfører

Hvor mye koster regnskapsfører?

Fastpris regnskapsfører

5 tips til deg som vurderer fastpris regnskapsfører

Opprydding regnskap

Opprydding Regnskap: Hjelp med å rydde opp i regnskap

Dette bør du vite om myndighetenes krav til føring av personalliste.

Varslingsrutiner – nytt moteord, eller er dette viktig for din bedrift?

Ønsker du et konkurransefortrinn? Løft regnskapet ditt opp i skyen!

Hvilke fordeler kan du oppnå ved å flytte regnskapet over i skyen?

Datasikkerhet i din bedrift

Skatt for nyetablerte selskap

Regnskapsføring: Hva kan man gjøre selv– og hva trenger man hjelp til?

Hva karakteriserer et godt prosjekt?

Eiendomsselskapet Loe Utvikling fortsetter 17 års samarbeid med Tandem

Denne kompetansen får du fra Tandem

Slik fungerer et samarbeid med Tandem

Dette må du vite om regnskapsplikt

Hvilke type prosjekt jobber vi med?

Hvordan gjennomfører vi et prosjekt?

Tandem ble miljøsertifisert i 2021. Hvorfor er dette viktig for oss?

Hva kjennetegner en god regnskapsfører ?

5 grunner til hvorfor du må ha et budsjett!

5 tips til bedre kontroll over likviditeten til bedriften

Sjekkliste for varslingsrutiner

«Tandem holder tårnet vårt oppe i Norge»

Kjell er flink med tall

Slik utarbeider du neste års budsjett!

Utenlandske arbeidstakere. Dette må du vite om D-nummer og ID-kontroll

6 ting du må vite om dere har utenlandske arbeidstagere!

Poweoffice GO – derfor må du ha fremtidens regnskapssystem

Best i test regnskapsystem

Hvorfor er det viktig å få et ryddig budsjett fra begynnelsen for nyetablerte bedrifter?

Etablering av nytt selskap – en god forretningsplan er det viktigste kriteriet for å lykkes

Hvilke økonomiske grep bør du gjøre ved årsskiftet?

Skatt og avgift – nyttig å vite for deg som er ansvarlig for bedriftens økonomi

Reduser kostnader ved å drive bærekraftig

Sirkulær økonomi – ikke lenger bare et markedsføringsbegrep?

Hvordan utarbeide og tilpasse varslingsrutinene til virksomheten?

5 råd for å sikre din bedrift mot dataangrep

Meanswear gjør bedre butikk med nye systemer og smarte integrasjoner

Servicenivå til terningkast 6

Dataanalytikerne som tok sin egen medisin

Med Tandem som springbrett mot skyene

Nyttig å vite om moms for nyetablerte bedrifter

Skattlegging av utenlandsk arbeidskraft – dette må du vite!

Mange feller å gå i knyttet til utenlandsk registrert bil i Norge. Hva er reglene?

Regnskap i skyen på to uker!

vignette

Hvilket regnskapsystem passer min bedrift?

– Helt uvurderlig for oss å ha tilgang til en serviceinnstilt og konstruktiv regnskapsfører