Dessverre slurver mange bedrifter med denne jobben og får dermed mange ubehagelige overraskelser. Vi i Tandem får stadig flere henvendelser fra bedrifter som ønsker bistand i denne jobben, ikke bare med å få tallene på plass, men også som en sparringspartner og rådgiver.
De fleste bedrifter utarbeider et driftsbudsjett, men vi ser at det er smart å sette opp budsjett for likviditet og investeringer også.
Det beste er å ha følgende budsjetter:
1. Investeringsbudsjett
2. Driftsbudsjett (resultatbudsjett)
3. Likviditetsbudsjett.
Dette for å ha full kontroll på resultatutvikling, likviditet og rom for investeringer.
Litt om de ulike budsjettene:
Investeringsbudsjett
Har dere planer om å investere det kommende året må det settes opp et investeringsbudsjett med oversikt over det som skal investeres og hvordan det skal finansieres. Om det er anleggsmidler, ta med hvor mange år det skal avskrives.
Driftsbudsjett
Dette er rett og slett en måte å prøve å forutsi forventede inntekter og kostnader i perioden, og i hvilken grad selskapet forventes å gå med overskudd eller underskudd.
Dette budsjettet kan du sammenligne med det reelle regnskapet ditt gjennom året, og på den måten fange opp uønsket utvikling tidlig.
Høst er budsjettid og det er alltid en god start å bruke regnskapet for inneværende år i arbeidet, eller eventuelt det man anser som et normalår. Da har du gode erfaringstall å bruke som utgangspunkt for neste års budsjett. Sett gjerne opp en en prognose for resultatet ut året.
Du bør også gå gjennom de ulike regnskapskontoene og vurderer eventuelle endringer i kostnads- eller inntektsbildet som kan få konsekvenser for budsjettet.
Hvis dere planer om å lansere et nytt produkt, vil det naturlig oppstå nye kostnader, alt fra produksjon til markedsføring og salg. Hvis dere skal ansette må dere kanskje beregne noe penger til rekrutteringsbyrå eller andre aktiviteter. En god kalkyle er et godt utgangspunkt for vurdering av kostnader og inntekter for dette produktet.
Skal du gjøre en større investering må du også vurdere om investeringen skal kostnadsføres med en gang eller avskrives over tid. Dette vil ha betydning for driftsbudsjettet.
For å få best styring gjennom året, bør du splitte budsjettet opp i perioder. Fordel inntekter og kostnader for hver måned. Når du sammenligner budsjettet hver måned mot det reelle regnskapet, vil du tidlig kunne ta tak i eventuelle avvik og justere kursen.
Likviditetsbudsjett
Å ha god likviditet betyr å ha god betalingsevne. Her skal vi prøve å å forutse forventede bevegelser på bankkontoen din. Dette er viktig da du må ha midler nok til å gjøre opp dine forpliktelser når de forfaller til betaling. Ser du at du en periode vil få problemer med å betale dine forpliktelser, kan du på forhånd for eksempel avtale en kassekreditt med banken din.
Har du laget et investeringsbudsjett og et driftsbudsjett har du et godt utgangspunkt når du skal starte med likviditetsbudsjettet.
Begynn gjerne med inntektene. Selger du på kreditt og har 30 dagers betalingsfrist, vil inntektene i likviditetsbudsjettet komme en måned etter at inntektene er budsjettert i driftsbudsjettet. Husk å ta med eventuell merverdiavgift i likviditetsbudsjettet. Det er pengestrømmen du skal budsjettere her.
Gå så gjennom kostnadene. Her må du se på betalingsfristene på fakturaene. Har du en måned kredittid vil du først betale kjøpet en måned etter at kostnaden er tatt med i driftsbudsjettet. I likviditetsbudsjettet skal du også ta med merverdiavgiften på fakturaen.
Har du planlagt større investeringer må du også ta disse med. Når skal dette betales? Må du ta opp lån for å betale? Både innskuddet og tilbakebetaling av et eventuelt lån skal med i likviditetsbudsjettet.
Merverdiavgiften skal vanligvis betales seks ganger i året. Merverdiavgiften for januar og februar skal for eksempel betales i april. Da må du se på inntektene og kostnadene i januar og februar for å beregne hvor mye merverdiavgift du skal betale i april.
Til slutt, husk:
- Hvordan er den generelle prisutviklingen?
- Hvordan er prisutviklingen på produktet eller tjenesten?
- Er det noen endringer i bransjen som påvirker inntekter eller kostnader?
- Må du investere i nye maskiner eller annet utstyr?
- Hvordan skal eventuelle nye investeringer finansieres?
- Skal virksomheten utvide?
- Skal du ansette flere?
- Planlegges det andre endringer i driften som påvirker kostnadene og inntektene?
Det er du, og eventuelt dine ansatte, som kjenner virksomheten best. Involver gjerne de ansatte i budsjettarbeidet og trenger dere en ekstern sparringspartner kontakt oss gjerne for en en prat.
Lykke til!
Les også denne artikkelen: Hvorfor er budsjettet så viktig?
