Fem grep som gir bedre kontroll, renere data og et stødigere fundament.
Når våren kommer er det ikke bare garasjen og hagen som fortjener oppmerksomhet. Også økonomifunksjonen har godt av en årlig gjennomgang. Over tid hoper det seg opp med utdaterte kontoer, tilganger som ingen har sjekket på lenge, og automatiseringer som ikke lenger gjør jobben de var ment for. Alt dette påvirker kvaliteten på regnskapet – og dermed også beslutningene du tar på bakgrunn av det.
En systematisk gjennomgang handler ikke bare om å få orden i mappene. Det handler om å sikre at tallene du styrer etter faktisk er til å stole på, og at økonomifunksjonen er rigget for det som kommer. Nedenfor går vi gjennom fem områder som er særlig verdt å se nærmere på.
1. Rydd opp i kontoplanen
De fleste bedrifter har kontoer som har levd sitt eget stille liv lenge etter at de mistet sin funksjon. Kanskje gjelder det en gammel leverandør det ikke lenger handles fra, et prosjekt som ble lagt på hylla, eller en konto som aldri fikk et tydelig formål. Jo flere slike «døde» kontoer som ligger igjen, desto vanskeligere blir det å navigere i regnskapet.
Gå gjennom kontoplanen og vurder hva som kan deaktiveres eller slås sammen. En strammere struktur gjør det enklere å følge opp både kostnader og inntekter – og regnskapet gir et klarere bilde av hvordan virksomheten faktisk går.
2. Sjekk hvem som har tilgang til hva
Tilgangsstyring er et av de områdene som lettest sklir ut over tid. Ansatte bytter avdeling, slutter eller får nye roller – men rettighetene i økonomi- og lønnssystemer henger ofte igjen. Det er sjelden noen gjennomgår dette systematisk, og resultatet kan være at folk har tilgang de ikke trenger, eller mangler tilgang de burde hatt.
Sett av tid til å kartlegge hvem som har tilgang til bankkontoer, regnskapssystem og lønnsverktøy. Fjern det som er utdatert og oppdater det som mangler. Det styrker både sikkerheten og den interne kontrollen.
3. Test om automatiseringene fortsatt lever
Automatiserte prosesser kan være helt avgjørende for effektiviteten, men de har en tendens til å gå ut på dato uten at noen merker det med en gang. Kanskje har transaksjonsvolumet økt, arbeidsflytene har endret seg, eller virksomheten har begynt å jobbe på en annen måte enn da automatiseringen ble satt opp. Når det skjer, kan det som opprinnelig sparte tid i stedet skape merarbeid og feilkilder.
Ta en gjennomgang av de automatiserte rutinene. Fungerer de slik de skal? Kunne noe vært forenklet, oppdatert eller erstattet? Ofte er dette blant de tiltakene som gir raskest og tydeligst effekt-
4. Få kontroll på avstemmingene
Avstemming av kontoer er noe av det mest grunnleggende i god økonomistyring, men også noe av det første som skyves på når det butter i hverdagen. Problemet er at uavstemt regnskap raskt fører til usikkerhet i tallene – noe som forplanter seg videre til rapporter, prognoser og beslutningstaking.
Har du avstemminger som har hopet seg opp? Prioriter å ta igjen etterslepet. Det gir en betydelig renere økonomi og et mye tryggere grunnlag for perioden som kommer.
5. Skriv ned det som bare finnes i noens hode
I overraskende mange bedrifter lever de viktigste økonomirutinene som «taus kunnskap» hos enkeltpersoner. Det fungerer fint i det daglige, helt til vedkommende er borte. Da oppstår det plutselig hull i prosessene som er vanskelig å tette på kort varsel.
Dokumenter de sentrale arbeidsprosessene i økonomifunksjonen: Hvem gjør hva, når, og på hvilken måte. Det reduserer sårbarhet, gjør det enklere å skalere, og legger til rette for et bedre samarbeid – både internt og med en eventuell ekstern partner.
Mer enn bare opprydding
En gjennomgang av økonomifunksjonen gir verdi langt utover selve ryddejobben. Med rene data, oppdaterte rutiner og tydelig struktur frigjør du kapasitet som kan brukes på utvikling i stedet for brannslukking. Det er også her en ekstern samarbeidspartner kan gjøre en reell forskjell – ved å ta ansvar for den løpende kvaliteten, slik at du kan konsentrere deg om det som driver virksomheten videre.
Klar for å ta tak i regnskapet?
Tandem hjelper bedrifter med å finne riktig balanse mellom automatisering og håndverk i økonomifunksjonen. Vi tar gjerne en uforpliktende samtale om hvordan vi kan gjøre regnskapshverdagen enklere for akkurat din virksomhet.
Kontakt oss!
Trenger du hjelp med lønnsordninger, regnskapstjenester eller prosjektledelse? Vi har jobbet med outsourcing av lønn i mange år, og vet hva vi driver med. Med andre ord er du i trygge hender hos oss. Vi er opptatt av fleksibilitet, og tilbyr derfor både full og delvis outsourcing. Vi hjelper deg, slik at du kan fokusere fullt og helt på kjerneverdiene i bedriften du jobber i. Vi holder til på Fornebu – kun 10 minutter fra Oslo sentrum. Ta kontakt med oss for en hyggelig prat her!
